Kod för bolagsstyrning

Bestämmelser som ska tillämpas

Myntverket i Finland Ab är ett aktiebolag, där man vid beslutsfattande och bolagsstyrning tillämpar lagen om aktiebolag samt bolagsordningen. Dessutom följer Myntverket i Finland Ab till tillämpliga delar den kod för bolagsstyrning som trädde i kraft år 2009 för listade företag i Finlands Värdepappersmarknadsförening.

Koncernens struktur

Vid ledningen av koncernen Myntverket i Finland (senare Myntverket i Finland) strävar man efter enkla, klara och entydiga lösningar. Affärsverksamheten inom Myntverket i Finland Ab består av bruksmynt och samlarmynt. Myntverket i Finland Ab har dotterbolag, såväl i Finland som utomlands. Några dotterbolag verkar direkt under ledning av Myntverket i Finland, några mera självständigt.

De förvaltningar inom koncernen Myntverket i Finland som lagen förutsätter utgörs av bolagsstämman för Myntverket i Finland, styrelsen, verkställande direktör, samt styrelserna och de verkställande direktörerna i dotterbolagen. VD:n för Myntverket i Finland utser styrelsemedlemmarna i dotterbolagen och de övriga företagen inom koncernen med beaktande av att arbetet i huvudföretaget ska kunna utföras genom att erbjuda stöd till den operativa affärsverksamheten.

Operativt sett leds affärsverksamheten inom Myntverket i Finland av direktören för varje enskilt affärsverksamhetsområde, koncernens CFO samt bolagets VVD, vilka rapporterar till VD:n för Myntverket i Finland. För den operativa ledningen inom dotterbolagen svarar företagens verkställande direktörer, vilka rapporterar till företagens styrelser.

Bolagsstämma

Det högsta beslutsfattande organet inom koncernen Myntverket i Finland utgörs av Myntverket i Finland Ab:s bolagsstämma. Bolagsstämman sammankallas i enlighet med bolagsordningen genom rekommenderat brev till aktieägarna till den adress som har uppgetts i aktieförteckningen senast åtta dagar före stämman. Den egentliga bolagsstämman måste årligen hållas på det datum som har fastställts av styrelsen, före utgången av juni, antingen på bolagets hemort eller i Helsingfors.

Bolagsstämman utser styrelsen för Myntverket i Finland Ab samt ordförande och viceordförande.

Styrelse

Styrelsen för Myntverket i Finland består av minst 3 och högst 6 medlemmar som har valts av bolagsstämman för ett år framåt. Ordförande och viceordförande utses av bolagsstämman.

Styrelsen för Myntverket i Finland Ab ansvarar för ledningen av och tillsynen över Myntverket i Finland i enlighet med aktiebolagslagen, bolagsordningen, arbetsordningen samt ägarnas anvisningar.

Styrelsen fungerar som ett självständigt organ i enlighet med Corporate Governance-rekommendationerna. Målet är att fatta beslut som berör affärsverksamheten samt sköta om de i lagen förutsatta tillsynsuppgifterna med tanke på bolagets bästa på så sätt att man på lång sikt kan säkerställa att bolagets värde ökar. Styrelsen bör se till att den har tillgång till tillräcklig information för att kunna sköta sina uppgifter. Styrelsen bör säkerställa att koncernen agerar i enlighet med godkända affärsprinciper och uppsatta mål.

Styrelsen fattar beslut om den centrala verksamhetspolicy som ska följas och i frågor som med tanke på koncernens omfattning är stora och viktiga eller avviker från koncernens normala affärsverksamhet eller som styrelsen separat definierar som frågor den ska behandla och fatta beslut i. Styrelsens huvudsakliga uppgifter definieras i arbetsordningen (bilaga 2).

Styrelsen följer upp och bedömer den egna praxisen genom en årligen återkommande intern revision.

Styrelsens arvoden har fastställts i kapitlet för styrelsens arvoden.

Styrelsemedlemmar

Styrelsens ordförande

Pentti Kivinen, f. 20.8.1943, OTL

Andelslaget Finlands Mässa, VD

Centrala samtidiga förtroendeuppdrag: Styrelsens viceordförande i Fonden för företagsekonomisk forskning, medlem i Centralhandelskammarens delegation samt valutskottets ordförande, styrelseordförande för stiftelsen Barnens Dag, styrelseordförande för Kansallissäätiö, medlem i styrelsen för Finlands Nationalopera

Central arbetserfarenhet: Suomen Tukkukauppiaiden Liitto, jurist 1969-71, direktör 1971-77, Rautakonttori Oy, VD 1977-84, Tukkukauppojen Oy, generaldirektör 1985-92

Styrelseordförande för Myntverket i Finland 2009-, styrelsemedlem 2008-

Styrelsens viceordförande

Harry Linnarinne, f. 23.2.1965, teknologie doktor, KTM

Centrala samtidiga förtroendeuppdrag: Styrelsemedlem i Darekon Oy

Central arbetserfarenhet: Outotec Oyj, ansvarig för företagsutveckling 2007-2010, Nokia Oyj, olika uppdrag inom ledningen (Finland, Polen) 1998-2002, Chef för Finpro Asien (Japan) 2005-07

Styrelsens viceordförande inom Myntverket i Finland 2009-

Medlemmar

Riitta Mynttinen, f. 1960, ingenjör, MBA
Minerals Technologies Europe NV och SMI, Europe, direktör

Centrala samtidiga förtroendeuppdrag: -

Central arbetserfarenhet: Powder Coatings, Rohm and Haas, försäljnings- och marknadsföringsdirektör 2004–2005; Powder Coatings, Rohm and Haas, integrationschef 2003–2004; Graphic Arts Rohm and Haas, chefen för internationell marknadsföring 2002–2003; Paper and Printing Technologies, Rohm and Haas, handelschef 2000–2002; Paper Chemicals, Rohm and Haas, försäljningschef 1998–2000; Ferro Corporation, Europe Corporate, marknadsföringschef 1996–1998

Styrelsemedlem i Myntverket i Finland 2010-

Jukka Ohtola, f. 21.10.1967,KTM, CEFA

Statsrådets kansli, konsultativ tjänsteman

Centrala samtidiga förtroendeuppdrag: Styrelsemedlem i Boreal Kasvinjalostus Oy, medlem i belöningsdelegationen

Central arbetserfarenhet: Statsrådets kansli, avdelningen för ägarstyrning, konsultativ tjänsteman 2007-, Arbets- och näringsministeriet, avdelningen för ägarfrågor, överinspektör 1997-2007, olika uppdrag inom finansbranschen 1994-96

Styrelsemedlem i Myntverket i Finland 2008-

Anssi Pihkala, f.27.4.1963, VT

Hansel Oy, VD

Övriga centrala förtroendeuppdrag: Styrelsemedlem i KL-Kuntahankinnat Oy, viceordförande i Suomen osto- ja logistiikkayhditys LOGY ry

Central arbetserfarenhet: Hansel Oy, direktör för lagärenden 2003-2005, Finlands Kommunförbund, jurist 1997-2003, Advokatbyrå Koivuhovi, jurist 1994-97

Styrelsemedlem i Myntverket i Finland 2008-

Anna Maija Wessman, f. 27.10.1958, teknologie licentiat
Ahlstrom Oyj, direktör, hållbar utveckling

Centrala samtidiga förtroendeuppdrag: medlem i styrelsens arbetsgrupp för hållbarhet i EDANA (European Disposables and Nonwovens Association) sedan 2009, styrelsemedlem i PaperImpact (European Speciality Paper Manufacturers’ Association) sedan 2010, ordförande i kommittén för samhällskontakter (miljö) och lagstiftning i PaperImpact sedan 2009, medlem i Pappersingenjörerna rf sedan 2008.

Central arbetserfarenhet: Ahlstrom Sales Helsinki Oy (tidigare Ahlstrom Nordic Oy), verkställande direktör och Ahlstrom Sales LLC, styrelseordförande 2002–2008; Ahlstrom Atlanta Inc, Ahlstrom Paper Group Boston Inc, ordförande och verkställande direktör 1998–2001; International Paper Company, direktör, produktutveckling 1993–1998; Jaakko Pöyry Consulting Inc, äldre konsult 1990–1993; Kymmene Corporation, Voikkaa pappersbruk, produktutvecklingschef 1986–1990; KCL, Centrallaboratorium Ab, äldre forskare 1980–1986.

Styrelsemedlem i Myntverket i Finland 2011-

De som ingår i styrelsen äger inte aktier i Myntverket i Finland.

Styrelsens möten år 2011

Styrelsen sammanträdde 9 gånger under räkenskapsperioden. Styrelsemedlemmarnas deltagandeprocent uppgick till 98 %.

VD för Myntverket i Finland

Verkställande direktören fattar själv och med stöd av koncernens ledningsgrupp beslut inom ramen för de befogenheter som styrelsen har fastställt och bereder i övrigt de ärenden som skall föredras för Myntverket i Finland Ab:s styrelse.

VD:n

1. ansvarar för ledningen av bolagets och koncernens dagliga uppgifter i enlighet med bolagsordningen, aktiebolagslagen och de anvisningar som styrelsen har gett.

2. rapporterar till styrelsen.

3. ansvarar för beredning och fördragning av koncernens strategi och verksamhetsplaner för styrelsens godkännande.

4. informerar regelbundet styrelsen om bolagets verksamhet och ekonomiska situation.

5. föredrar inför styrelsen ärenden för godkännande, såvida inte föredragningen har ålagts affärsverksamhetsdirektören eller en sakkunnig.

Arbetsfördelningen mellan den verkställande direktören och styrelsen definieras i styrelsens arbetsordning (bilaga 2).

Den verkställande direktörens arvoden och villkor som berör anställningsförhållandet har fastställts i kapitlet för Ledningens arvoden.

Ledningsgruppen för koncernen Myntverket i Finland

Ledningsgruppen för Myntverket i Finland stöder den verkställande direktören i dennes arbete och sammanträder i den sammansätting som nämns i den verkställande direktörens möteskallelse enligt vilka ärenden som ska tas upp till behandling.

Koncernens ledningsgrupp

1. Säkerställer att de beslut som har fattats i de ledande organen på ett sakenligt sätt förverkligas inom organisationen.

2. Lägger fram förslag för utveckling av strategin inom koncernen Myntverket i Finland för styrelsens godkännande.

3. Hjälper Myntverket i Finland Ab:s VD förbereda Myntverket i Finland Ab:s styrelsemöten och klarlägga alla ärenden som den verkställande direktören framlagt för styrelsen att utreda.

4. Främjar aktivt samarbetet mellan verksamhetsområdena och kommer överens om gemensamma principer och utvecklingsåtgärder för koncernens styrning.

5. Ledningsgruppen övervakar affärsverksamhetens utvecklingsåtgärder. Affärsverksamhetsområdenas ledning ansvarar för den dagliga utvecklingen. Långsiktiga utvecklingsprojekt och projekt som separat har ålagt affärsverksamhetsområdena leds av den verkställande direktören och/eller ledningsgruppen.

6. Sammanträder enligt den verkställande direktörens möteskallelse ungefär en gång i månaden.

Medlemmar i koncernens ledningsgrupp

VD Paul Gustafsson, ordförande,
f. 10.8.1955, DI
Myntverket i Finland 2003-

Juha Hörkkö, f.26.7.1962, KTM
CFO
Myntverket i Finland 2006-

Matti Rastas, f.5.5.1967, DI
Försäljningschef
Myntverket i Finland 2000-

Jarmo Hakkarainen, f. 3.3.1971, ingenjör (YH)
Produktionschef
Myntverket i Finland 2011-

Henna Karjalainen, f.8.6.1967, FM
Kommunikationsdirektör
Myntverket i Finland 2009-

Dotterbolag

Styrelseordförande för Myntverket i Finland AB eller person utsedd av honom/henne representerar delägare av Myntverket i Finland AB vid dotterbolagens bolagsstämmor. Moderbolagets styrelse utser styrelseledamöter till dotterbolagens styrelse.

Styrelseordföranden för varje dotterbolag ansvarar för att de nödvändiga beslut med vilka man förverkligar besluten i Myntverket i Finland Ab:s styrelse och beslut som fattats av VD:n för Myntverket i Finland och av koncernens ledningsgrupp i enlighet med dessa Corporate Governance-anvisningar fastställs i dotterbolagets styrelse på ett lagenligt sätt.

Förutom normalt ansvar för branschens affärsverksamhet och ansvar för rapportering hör följande arbetsuppgifter till styrelsen och VD:n för de dotterbolag som ingår i koncernen Myntverket i Finland:

* Ansvara för att bolaget följer bestämmelserna i bolagsordningen och koncernledningens anvisningar.

* Ansvara för att bolaget följer lokala lagar och förordningar som berör affärsverksamheten samt ansvara för uppföljning av lagstiftningen och informera direktören för det egna verksamhetsområdet samt VD:n för Myntverket i Finland om ändringar som berör denna.

* Säkerställa att alla uppgifter som har fastställts av VD:n för Myntverket i Finland förverkligas.

I bolag med aktieägare utanför koncernen följer man huvudsakligen den praxis som beskrivits ovan, dock med beaktande av aktieägarnas rättigheter, bolagsordningen och bestämmelserna i ett eventuellt ägaravtal.

Ledningens arvoden

Styrelsemedlemmarnas arvoden

Styrelseordförandens arvode uppgår till 2 800 euro, viceordförandens till 1 970 euro och övriga styrelsemedlemmars arvode till 1 400 euro i månaden. Som mötesarvode utbetalas 600 euro för varje styrelsemöte.

Villkor för VD:ns anställningsförhållande

För VD:n har avtalats en månadslön att utbetalas månatligen som år 2010 inklusive naturaförmåner uppgår till 15 000 euro, dessutom ett arvode bundet till resultatmålen som uppgår till högst 40 % av årslönen. Grunderna för fastställandet av arvodet är bundet till Myntverket-koncernens rörelsevinst samt separat fastställda mål. Styrelsen fastställer årsmålsättningen för VD:ns arvode.

Då styrelsen säger upp VD:n är uppsägningstiden 3 månader och dessutom är han/hon berättigad till en ersättning som motsvarar 12 månaders lön. Då VD:n säger upp sig är uppsägningstiden 3 månader.

Pensionsrättigheter, se punkten Pensioner nedan.

Den övriga ledningens arvoden

Huvudsakligen utbetalas inte någon separat ersättning till de styrelsemedlemmar i dotterbolagen och som är anställda av Myntverket i Finland. Det arvode som utbetalas till utomstående medlemmar fastställs av styrelsen för Myntverket i Finland Ab. Till anställda vid Myntverket i Finland, vilka är styrelsemedlemmar i dotterbolag kan utbetalas arvode i de fall det är motiverat för att uppnå jämlikhet med övriga medlemmar. Principerna för arvoden fastställs i styrelsen för Myntverket i Finland och styrelsen lämnar rekommendationer om grunderna för arvoden för behandling på ifrågavarande bolags bolagsstämma.

För medlemmarna i koncernens ledningsgrupp har avtalats om ett motivationsarvode vid sidan av månadslönen, vilken uppgår till högst ett belopp motsvarande lönen för tre månader. För koncernens ledningsgrupps del lämnar koncernens VD förslag till målsättning och beslutet fattas av styrelsen för Myntverket i Finland.

Bolaget använder sig inte av optionsprogram.

Pensioner

Direktörer som ingår i koncernens ledningsgrupp, inklusive VD:n, omfattas av pensionssystemet enligt lagen om pension för arbetstagare. För koncernens VD har dessutom tecknats en separat tilläggspensionsförsäkring. Pensionsåldern för koncernens VD är 63 år. Pensionsåldern för övriga personer som ingår i ledningsgruppen fastställs enligt varje enskilt arbetsavtal. Tilläggspensionsförmånerna fastställs av styrelsen för Myntverket i Finland Ab.

Intern tillsyn

Målet för den interna tillsynen är att säkerställa att verksamheten inom koncernens bolag är effektivt och resultatrikt, att informationen är tillförlitlig och att föreskrifter och verksamhetsprinciper följs. Bolagets styrelse ansvarar för den interna tillsynen.

Verksamheten styrs och uppföljs månatligen enligt affärsverksamhetsområde och bolag. Styrnings- och uppföljningsprocessen består till väsentliga delar av granskning av innevarande räkenskapsperiod och prognoser på årsnivå.

Tillsynen leds på koncernnivå av CFO och på affärsverksamhetsnivå av affärsverksamhetsledningen. Tillsynens förverkligande handhas av utsedda controllers enligt affärsverksamhet. De ser tillsammans med affärsverksamhetsledningen till att affärsverksamhetens händelser antecknas i systemen enligt rätt tidpunkt och på ett ändamålsenligt sätt och effektivt rapporteras enligt separata anvisningar inom koncernen för intern tillsyn och rapporternas innehåll.

Intern revision

Myntverket i Finland Ab har inte en separat organisation för intern revision. Styrelsen ansvarar för den interna revisionen. Revisionsplanerna behandlas och godkänns av styrelsen. Styrelsen, i samarbete med revisorerna, bedömer och säkerställer koncernens interna tillsynssystems ändamålsenlighet och funktionalitet, verksamheternas ändamålsenlighet och effektivitet, den ekonomiska informationens och rapporteringens tillförlitlighet samt att regler, verksamhetsprinciper och anvisningar följs samt skapar mervärde för organisationen genom konsultverksamhet i dessa frågor.

Riskhantering

Riskhanteringens mål är att identifiera, uppmäta och hantera sådana risker som, om de förverkligas, kan skada bolagets verksamhet eller resultera i att uppsatta mål inte nås eller som eventuellt kan erbjuda nya möjligheter.

Riskhantering är en normal del av affärsverksamhet och alla direktörer och de personer som ingår i deras organisationer ansvarar för egen del för den. CFO ansvarar för utvecklingen av koncernens riskhanteringsprocess och implementering samt koordineringen av riskhanteringsarbetet.

Riskhanteringens synvinkel är omfattande och strävar efter en övergripande riskkartläggning och –hantering. Riskerna granskas särskilt i samband med strategiplanering, årsplanering och planering av investeringar och projekt. Direktörerna är skyldiga att rapportera riskerna. Betydande risker antecknas i månadsrapporten till styrelsen och ledningsgruppen.

De huvudrisker som utgör ett hot mot koncernens olika affärsverksamheter och de åtgärder man kan vidta för att förbereda sig inför dem meddelas också i bolagets årsberättelse.

Revision

Koncernens revision har ordnats så, att en av bolagsstämman utsett CGR-samfund som ansvarar inför moderbolaget utför revisionen i hela Myntverket i Finland-koncernen och ansvarar för revisionen inom hela koncernen.

Den valda revisionsbyrån är CGR-samfundet Tuokko Tilintarkastus Oy, huvudansvarig revisor CGR Timo Tuokko. Bolagsstämman väljer revisor för ett år åt gången.