Styrelsens arbetsfördelning

I detta dokument preciseras de presenterade principerna för Myntverkets ledning (Corporate Governance).

I styrelsens verksamhet ingår att fatta beslut vid styrelsemötena samt löpande under hela verksamhetsperioden övervaka och sköta bolagets frågor i enlighet med bolagsrätten. Uppgiften är att tillse att bolagsstyrelsens beslut fullgör bolagets fördel och stöder bolagets värdestegring samt ser till att bolagets aktieägare behandlas lika.

Styrelsens uppgifter

1. Utse VD;

2. Bestämma och godkänna nödvändiga huvudstrategier för koncernens och dess affärsverksamheters långsiktiga målsättning och att dessa uppnås samt regelbundet kontrollera deras tidsenlighet;

3. Godkänna affärsverksamhetens verksamhets-, investerings- och budgetplanering för räkenskapsperioden samt uppföljning av rapporteringen av dessa;

4. Tillse att externa bokslut i koncernen och dess bolag görs ändamålsenligt och i enlighet med lagstiftningen.

• utse och avsätta företagets VD samt fatta beslut om dennes löneförmåner, utse direkt underställda till ledningsgruppen och VD samt besluta om uppsägningar och lönefrågor,
• godkänna affärsområdes- och huvuduppgifterna,
• uppföljning av personalens kunskapsutveckling,
• besluta om allmänna principer för koncernens incitamentsystem.

5. . Godkänna verksamhetspolitiker samt följa upp realiseringen av dessa. Rapporter sammanställs över frågorna som styrelsen vid godkännandet av verksamhetspolitiken beslutat ska rapporteras.

6. Organisering av internutredning och upprätta kontrollplaner tillsammans med VD. Följa upp externa revisionsrapporter och vidta nödvändiga åtgärder med anledning av dessa tillsammans med VD.

7. Företagsköp/-försäljningar;

• fastställa strategin för företagsköp (inklusive partnerföretag), där
• utreder gränserna (bl.a. affärspris), där VD:n vid behov är
• befullmäktigad att ingå föravtal med motpart så att det slutliga
• avtalet kan ingås efter styrelsens godkännande,
• godkännande av informationstidpunkten för vardera företagsaffär,
• godkännande av vardera slutlig företagsaffär med den operativa ledningens
• investeringsförslag som grund, efter utredning av affärens förtagsekonomiska
• grunder, innehållet i due diligence-utredningen, inverkan av konkurrensrättsliga frågor
• och köpavtalets villkor.

8. Besluta om viktiga investeringar, överlåtelse av egendom samt finansieringssystem (lån, inteckningar, panter).

• styrelsen handlägger och godkänner investeringarnas årsplanering, investeringar som överstiger 200 T€ ska även handläggas separat av styrelsen innan investeringen genomförs. Styrelsen ska handlägga och godkänna inversteringar utanför investeringsplanen överstigande 100 T€.

9. Besluta om viktiga utökningar och minskningar av verksamheten;

10. Vid behov bemyndiga VD:n att utföra löpande uppgifter som inte hör till styrelsen. Bemyndigandet kan röra vissa enskilda åtgärder eller till sin natur ett mer allmänt fast bemyndigande.

11. Årligen utvärdera styrelsens verksamhet och arbetsmetoder.

12. Övervaka och vid behov uppdatera dokument som hör till Myntverkets ledningsprinciper (Gorporate Governance).

13. Skapa nödvändig organisation för företagets verksamhet och säkerställa organisationens verksamhet;

Styrelsen fattar sina beslut i huvudsak baserat på skriftlig motiverade beslutsförslag, vars förberedelser sköts av VD:n

Styrelsen utser en sekreterare som för protokoll vid styrelsemötena.

Utöver ovan nämnda finns flera specialregler i bolagslagen, enligt vilka en särskild uppgift eller funktion hör till styrelsen eller dess medlemmar.

Sammankallande till stämma och beslutanderätt

Styrelsens ordförande ska tillse att styrelsen sammanträder vid behov, dock minst sex gånger per år. Sammanträdena ska så långt det är möjligt hållas på koncernens olika verksamhetsorter. Varje styrelseledamot och VD har rätt att begära att styrelsen sammankallas. Orsaken till sammankallandet kan vara en enskild styrelsefråga eller enbart ett behov av förtydligande om bolagets ställning och verksamhet. Om ordföranden inte sammankallar styrelsen eller är förhindrad att göra det, har en styrelseledamot rätt och för att förhindra en förlust som hotar företaget även skyldighet att sammankalla styrelsen. Efter överenskommelse är även telefonkonferens möjlig.

Styrelsen har beslutanderätt när mer än hälften av medlemmarna är närvarande. Beslutanderätten förutsätter att alla styrelsemedlemmar så långt det är möjligt fått tillfälle att delta i hanteringen av ärendet innan beslut fattas. I praktiken är det inte alltid möjligt att lämna information om styrelsemötet till alla styrelsemedlemmar, på grund av till exempel längre utlandsvistelse. Även om en kallelse i sådana här fall inte kunnat lämnas till någon av styrelsemedlemmarna, kan mötet hållas och nödvändiga beslut fattas.

Alla medlemmar är, på grund av aktiebolagets kollegiala natur, skyldiga att ta ställning i frågor som ska beslutas om på mötet. Det är inte tillåtet att undgå att rösta på grund av andra skäl än förhinder. Notering i protokollet om avvikande åsikt räcker inte alltid för att befrias från det faktiska ansvaret. För att undvika ersättningsansvar kan den som noterat avvikande åsikt i styrelsens protokoll även vara skyldig att anmäla t.ex. olaga beslut för styrelsen eller i sista hand avgå från bolagets styrelse. Även VD:n har rätt att få sin avvikande åsikt noterad i protokollet.

Protokollen

Vid styrelsens möten upprättas protokoll som signeras av mötets ordförande och en av medlemmarna. Protokollet upprättas liknande ett kort beslutsprotokoll. Vid viktiga ärenden noteras beslutets huvudgrunder i protokollet. Protokollet numreras löpande och förvaras vid företagets huvudkontor.

VD:s uppgifter

I VD:s uppgifter ingår företagets sk. löpande administration enligt lag samt styrelsens anvisningar och bestämmelser.

Med löpande administration avses allmäna, upprepade funktioner hörande till företagsbranschen. VD:s centrala arbetsuppgifter består av:

• Fatta beslut om koncernföretagens investeringar, utgifter, överlåtelse av egendom samt finansieringssystem, vilka enligt föregående inte hör till styrelsens beslutsområde eller om inget annat beslutats i övriga koncernanvisningar.
• planering av företagets affärsverksamheter, ledning och övervakning,
• ansvara för annat än styrelsens beslutsområde på ovan angivet sätt för anställning av personal,
• ansvara för upprättande av inköps- och kundavtal,
• förberedelse, föredragning och verkställande av beslut för företagets övre funktioner.

Funktioner som med hänsyn till företagets verksamhetsbredd och kvalitet är ovanliga eller långtgående hör inte till den löpande ledningen.

Styrelsen har alltid rätt att och om företaget så kräver även en skyldighet att ge VD:n anvisningar och bestämmelser. VD:n är skyldig att följa de givna verksamhetsanvisningarna, oavsett om det är speciella enskilda anvisningar eller allmänna långsiktiga bestämmelser. Anvisningarna kan vara muntliga eller skriftliga.

VD:n är skyldig att på eget initiativ informera bolagets styrelse om viktiga frågor rörande bolagets verksamhet, t.ex. viktiga förändringar i försäljningsutvecklingen, likviditet och lönsamheten, märkbara kreditförluster samt viktiga anskaffningar m.fl. avtal.

Styrelsen kan bemyndiga VD:n att utföra löpande uppgifter som inte hör till styrelsen. Bemyndigandet kan röra vissa enskilda åtgärder eller till sin natur ett mer allmänt fast bemyndigande. Bemyndigandet lämnas skriftligen eller genom en anteckning i styrelsemötesprotokollet. Bemyndigandet kan dock aldrig avse sådana funktioner som enligt tvingande lag eller bolagsordningsbestämmelserna hör till styrelsern.

I aktiebolagslagen finns specialbestämmelser om VD:s uppgifter och ställning

Brådskande åtgärder

VD har rätt att vidta ovanliga eller omfattande åtgärder när styrelsens beslut inta kan inväntas utan att orsaka företagets verksamhet stor skada. Rätten att vidta sådana brådskande åtgärder kan uppkomma på grund av att den beslutsföra styrelsen inte kan nås tillräckligt fort t.ex. på grund av att en styrelsemedlem avgått, dödsfall eller sjukdom. VD:s behörighet kan vidgas till ovanliga och omfattande funktioner även på grund av att styrelsen, trots att man lyckas samla en beslutsför styrelse, inte lyckas fatta ett beslut på grund av oenighet mellan medlemmarna. VD:n ska så snart som möjligt informera styrelsen om sina åtgärder och om möjligt informera om redan påbörjade åtgärder för närvarande styrelsemedlemmar.